Die Pflicht zur revisionssicheren Archivierung gibt es schon viele Jahre. Die spezifischen Anforderungen für digitale Dokumente wurden mit den GoBS 1995 eingeführt und durch die GoBD ab 2015 aktualisiert und 2020 nochmals verschärft.
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln, wie digitale Buchführungsunterlagen aufzubewahren sind.
Sie fordern unter anderem, dass Daten unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sein müssen. Dies ist die zentrale Vorgabe für die revisionssichere Archivierung elektronischer Dokumente.
Wie kann man digitale Dokumente revisionssicher und GoBD Konform archivieren ?
Es gibt viele Anbieter, die Ihre elektronischen Dokumente in der Cloud kostenpflichtig revisionssicher speichern und die diesbezüglich zertifiziert sind.
Anmerkung: Bitte bedenken Sie, dass es Aufbewahrungspflichten von bis zu 10 Jahren gibt. Bei Geschäftsaufgabe oder Insolvenz müssten Sie für cloudbasierte Archivierung weiter zahlen.
Wie kann man digitale Dokumente einfach revisionssicher und GoBD Konform kostenlos archivieren ?
Dazu benötigen Sie eine App/Software, die Sie auf Ihrem PC oder in Ihrem Netzwerk installieren können und die kostenlos zur Verfügung steht.
Was ist zu beachten ?
Eine umfassende Verfahrensdokumentation muss vorhanden sein, die detailliert beschreibt, wie Dokumente erstellt, verarbeitet, gespeichert und archiviert werden. Diese Dokumentation ist bei Prüfungen vorzulegen.
Es sind angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um die Dokumente vor Verlust, Diebstahl oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Dies schließt sowohl physische als auch digitale Sicherheitsvorkehrungen ein.
Diese Informationen sind keine Informationen/Beratung im rechtlichem Sinne. Bitte konsultieren Sie Ihren Steuerberater oder Ihren Anwalt.